In de Algemene Voorwaarden regel je als ondernemer of decision maker alle onderwerpen die je van toepassing wilt laten zijn op de overeenkomsten die je als ondernemer sluit. Die regels zijn van toepassing op je klanten (of opdrachtgevers) waarmee je een overeenkomst aangaat. Degene die zich moeten houden aan de algemene voorwaarden zijn de personen die met jou een overeenkomst zijn aangegaan. Dit kunnen jouw klanten zijn maar ook de opdrachtgever.

In de algemene voorwaarden regel je zaken zoals levering, betaling, levertijd, garantie, klachten, geschillen etc. In de volksmond worden dit “de kleine lettertjes genoemd”. Vaak wordt er ook gesproken over leveringsvoorwaarden maar daar worden gewoon de algemene voorwaarden mee bedoeld.

Algemene voorwaarden opstellen is zeker geen eenvoudige zaak en wordt meestal samen gedaan met een jurist of advocaat.

De algemene voorwaarden beschermen je onderneming tegen bepaalde risico’s die bij het ondernemerschap horen. Daarnaast helpt het je als ondernemer om eenmalig regels op papier te zetten die gelden voor alle (toekomstige) overeenkomsten die je gaat sluiten met klanten en opdrachtgevers. Daarmee hoef je die afspraken niet iedere keer opnieuw en individueel te maken.

Zorg dat je de algemene voorwaarden een goede plek op je website geeft. Vaak wordt dit in de footer van de pagina’s gedaan. Dat is een plaats waar klanten en opdrachtgevers het verwachten en daarom snel terug kunnen vinden.

Bij een online bestelling kun je je klant de algemene voorwaarden met een klik op de knop laten accepteren. Bij offertes kun je verwijzen naar de algemene voorwaarden, maar je moet er wel voor zorgen dat je klant daadwerkelijk de voorwaarden krijgt en leest, het zogenaamde ‘ter hand stellen’.

Soms kiezen ondernemers er ook voor om de algemene voorwaarden te deponeren bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel. Bij de rechtbank wordt dit vaak gedaan om duidelijk aan te geven dat er tussentijds geen wijzigingen in de algemene voorwaarden zijn geweest.

In de algemene voorwaarden staan alle voorwaarden die jij als ondernemer toepast op jouw overeenkomsten en die dus gelden voor jouw wederpartij. Dit is vaak is de klant of opdrachtgever. Bepalingen die in de algemene voorwaarden kunnen staan zijn betaaltermijn (en wat je gaat doen bij het uitblijven van tijdige betalingen), de wijze van levering van jouw product en/of dienst, leveringstermijnen, garantievoorwaarden, retourbeleid, een klachten- en geschillenregeling etc.

Het opstellen van algemene voorwaarden is maatwerk en is helemaal afgestemd op jouw onderneming. Hiermee kun je je ondernemersrisico overzichtelijk maken en houden. Mocht het een keer niet naar verwachting lopen, dan kun je met goede algemene voorwaarden ook gerichte stappen ondernemen.

Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden redelijk zijn voor klant en/of opdrachtgever, anders kan de rechter bepalen dat jouw algemene voorwaarden niet van toepassing zijn op de overeenkomst.

Er is een duidelijk verschil tussen algemene voorwaarden voor particulieren of voor bedrijven. De wet voorziet dat consumenten beter beschermd moeten worden dan bedrijven, omdat er vanuit wordt gegaan dat bedrijven (makkelijker) over juridische kennis ter zake kunnen beschikken. Er wordt vaak een zwarte en een grijze lijst met bepalingen aangehouden.

In de zwarte lijst staan bepalingen die altijd als onredelijk bezwarend tegenover consumenten worden beschouwd. Zo kan je jezelf nooit dekken voor schade die is ontstaan bij de aflevering door een pakketdienst waardoor uiteindelijk de consument voor de schade moet opdraaien. Dat soort bepalingen in de algemene voorwaarden zijn altijd onredelijk bezwarend en is het af te raden om ze op te nemen.

In de grijze lijst staan bepalingen die in beginsel onredelijk bezwarend zijn tenzij je als ondernemer kunt aantonen dat ze niet onredelijk bezwarend zijn voor je particuliere klanten. Wanneer je je bedrijfsvoering richt op zowel particulieren als bedrijven, is het aan te raden om twee algemene voorwaarden op te maken: één voor particulieren en één voor bedrijven.

Je bent als ondernemer verplicht om je wederpartij (klant of opdrachtgever) te informeren over je algemene voorwaarden. Wanneer je de algemene voorwaarden achterop de papieren factuur print is de tegenpartij niet geïnformeerd ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst.

Je klant of opdrachtgever moet in alle redelijkheid de mogelijkheid hebben gekregen tot het doornemen van de algemene voorwaarden. De wet schrijft voor dat dit moet gebeuren voor of tijdens de koop maar dit is niet in alle gevallen mogelijk. In die gevallen is het dan voldoende dat ze van toepassing zijn en dat er naar wordt verwezen.

Voor overeenkomsten die worden gesloten via elektronische weg (bijvoorbeeld internet), moet je erop letten dat de koper de algemene voorwaarden moet kunnen opslaan. Daarmee kan er op een later moment nog eens worden nagelezen. Voor overeenkomsten op dienstverlening gelden er andere specifieke vereisten. Zij kunnen via een website worden aangeboden, aan de wederpartij worden overhandigd of gewoon als bijlage zijn opgenomen in de overeenkomst die tot stand wordt gebracht.

Als je niet aan de verplichting hebt voldaan om je klanten of opdrachtgevers te informeren over je algemene voorwaarden, loop je het risico dat de algemene voorwaarden worden vernietigd door de wederpartij. Mocht je zijn aangesloten bij belangenorganisaties (bijvoorbeeld een consumentenorganisatie) dan is het heel goed mogelijk dat bedingen in de overeenkomst tussen jou en de belangenorganisatie er voor zorgen dat specifieke bepalingen in je algemene voorwaarden vernietigbaar zijn.

Het spreekt voor zich dat als (delen van de) bepalingen uit je algemene voorwaarden onredelijk bezwarend zijn voor de tegenpartij, deze bepalingen ook vernietigbaar zijn voor je klant of je opdrachtgever.

Je merkt pas wat de gevolgen zijn als het al te laat is. Een voorbeeld hiervan is als jouw klant niet tevreden is met jouw product of de door jou (of je collega's) uitgevoerde werkzaamheden  en vervolgens een schadevergoeding van jou eist. Omdat jij niks hebt op papier of electronisch hebt vastgelegd, kan je ook niet terugvallen op de afspraken. Je loopt dan het risico op het betalen van een schadevergoeding.